O 15º OFÍCIO DE NOTAS DO RIO DE JANEIRO, doravante denominado QUINZE, reconhecido nacionalmente pela excelência na prestação de serviços notariais, implementou programa de compliance, em parceria com os consultores de GUSSEM · SAAD · LEMOS BASTO – GSLB. O programa reforça o propósito de oferecer a máxima segurança jurídica dos atos lavrados e a satisfação dos usuários, com o acolhimento dos colaboradores, usuários do serviço notarial (pessoa física e jurídica) e todos os demais stakeholders envolvidos no serviço notarial. Este resumo executivo dá publicidade aos 3 (três) principais eixos estratégicos em que está estruturada a implementação do programa de compliance:

1) mecanismos de detecção de infrações e investigações internas, voltadas à intensiva colaboração com as autoridades públicas e órgãos de controle; 2) aperfeiçoamento contínuo e especializado de cada uma das funções de compliance; 3) liderança em sustentabilidade socioambiental. O QUINZE emprega seus recursos e capacita seus colaboradores para levar adiante a implementação de 1) mecanismos de intensiva detecção de infrações e investigações internas, voltadas à colaboração com as autoridades públicas e órgãos de controle. Sob a condução dos consultores de GSLB, são instaurados procedimentos internos de investigação em todas as hipóteses de violação ou suspeita de violação ou qualquer situação irregular que possa fugir ao âmbito de aplicação da normativa que rege o serviço notarial, legislações e tratados internacionais vigentes no ordenamento jurídico brasileiro e/ou políticas e protocolos internos do QUINZE, visando mitigar, sancionar e inviabilizar a reiteração da conduta desviante.

         O acompanhamento rigoroso das investigações internas tem merecido o respeito de autoridades públicas e órgãos de controle. As 2) funções de compliance compreendem, também, a realização periódica de análise de risco, implementação e manutenção de código de ética e políticas de conduta, treinamento de colaboradores sobre as normas, políticas e protocolos implementados, realização de investigações internas para apuração de eventuais infrações ou violações éticas, e a implementação de um canal de Ouvidoria, sendo que todas essas medidas podem ser acessadas no site do QUINZE, por meio dos seguintes links: cartorio15.com.br/compliance/ e cartorio15.com.br/ouvidoria/.

Alinhado à consultoria GSLB, o compliance officer do QUINZE integra essas funções às investigações internas por meio de estratégias de gestão de crise, com rápida resposta às contingências e comunicação célere e efetiva com as autoridades públicas e órgãos de controle. Por fim, o emprego dos recursos de compliance também se dedica à agenda ESG e ao exercício legítimo da 3) liderança do QUINZE em matéria de sustentabilidade socioambiental.

         O Selo Cartório Verde é pensado a partir de oito diretrizes, com destaque para a gestão racional de recursos de TI, redução da emissão de poluentes e pegada de carbono, gestão racional de recursos naturais, conexão entre objetivos de sustentabilidade ambiental e social, incentivo ao apoio a projetos sociais associados à garantia de direitos fundamentais e ao respeito à diversidade, comunicação efetiva com os parceiros e colaboradores.

         Cada eixo estratégico está articulado a uma intensa atividade rotineira e ao elevado volume de informações e transações diárias, cujo impacto nas estruturas de mercado e nas redes contratuais em que operam cada um de seus stakeholders pode ser decisivo para a dinâmica dos negócios de todo seu entorno. Ambiente tão complexo como os serviços notariais em que estão envolvidos diariamente os gestores forja a necessidade de estar sempre preparado para correções. Precisamente em função deste contexto desafiador é que o programa de compliance foi concebido com maturidade, assumindo a necessidade perene de revisão. Importa muito o compromisso da liderança em prontamente corrigir qualquer oportunidade a comportamento desviante cometido por força de terceiros. Compliance é, antes de tudo, aprendizagem constante e o emprego intensivo de recursos para a colaboração com as autoridades públicas expressa genuína autenticidade de suas estratégias de governança. E serve como demonstração inequívoca de que eventuais falhas ou erros, quando acontecem, são de boa-fé (good faith mistake), e que o serviço notarial emprega sempre os seus melhores esforços para os prevenir e combater, afastando qualquer hipótese de omissão relevante.

Desta forma, o QUINZE, por meio de sua Tabeliã, Fernanda de Freitas Leitão, manifesta seu compromisso de integridade na condução de serviços notariais, reafirmando sua atuação proativa e colaborativa com as autoridades públicas, em especial com a Corregedoria Geral da Justiça do Estado do Rio de Janeiro, na prevenção, detecção e responsabilização de eventuais condutas irregulares identificadas no âmbito desta serventia extrajudicial.