O 15º OFÍCIO DE NOTAS DO RIO DE JANEIRO, doravante denominado QUINZE, reconhecido nacionalmente pela excelência na prestação de serviços notariais, implementou programa de compliance, em parceria com os consultores de GUSSEM · SAAD · LEMOS BASTO – GSLB. O programa reforça o propósito de oferecer a máxima segurança jurídica dos atos lavrados e a satisfação dos usuários, com o acolhimento dos colaboradores, usuários do serviço notarial (pessoa física e jurídica) e todos os demais stakeholders envolvidos no serviço notarial. Este resumo executivo dá publicidade aos 3 (três) principais eixos estratégicos em que está estruturada a implementação do programa de compliance:
1) mecanismos de detecção de infrações e investigações internas, voltadas à intensiva colaboração com as autoridades públicas e órgãos de controle; 2) aperfeiçoamento contínuo e especializado de cada uma das funções de compliance; 3) liderança em sustentabilidade socioambiental. O QUINZE emprega seus recursos e capacita seus colaboradores para levar adiante a implementação de 1) mecanismos de intensiva detecção de infrações e investigações internas, voltadas à colaboração com as autoridades públicas e órgãos de controle. Sob a condução dos consultores de GSLB, são instaurados procedimentos internos de investigação em todas as hipóteses de violação ou suspeita de violação ou qualquer situação irregular que possa fugir ao âmbito de aplicação da normativa que rege o serviço notarial, legislações e tratados internacionais vigentes no ordenamento jurídico brasileiro e/ou políticas e protocolos internos do QUINZE, visando mitigar, sancionar e inviabilizar a reiteração da conduta desviante.
O acompanhamento rigoroso das investigações internas tem merecido o respeito de autoridades públicas e órgãos de controle. As 2) funções de compliance compreendem, também, a realização periódica de análise de risco, implementação e manutenção de código de ética e políticas de conduta, treinamento de colaboradores sobre as normas, políticas e protocolos implementados, realização de investigações internas para apuração de eventuais infrações ou violações éticas, e a implementação de um canal de Ouvidoria, sendo que todas essas medidas podem ser acessadas no site do QUINZE, por meio dos seguintes links: cartorio15.com.br/compliance/ e cartorio15.com.br/ouvidoria/.
Alinhado à consultoria GSLB, o compliance officer do QUINZE integra essas funções às investigações internas por meio de estratégias de gestão de crise, com rápida resposta às contingências e comunicação célere e efetiva com as autoridades públicas e órgãos de controle. Por fim, o emprego dos recursos de compliance também se dedica à agenda ESG e ao exercício legítimo da 3) liderança do QUINZE em matéria de sustentabilidade socioambiental.
O Selo Cartório Verde é pensado a partir de oito diretrizes, com destaque para a gestão racional de recursos de TI, redução da emissão de poluentes e pegada de carbono, gestão racional de recursos naturais, conexão entre objetivos de sustentabilidade ambiental e social, incentivo ao apoio a projetos sociais associados à garantia de direitos fundamentais e ao respeito à diversidade, comunicação efetiva com os parceiros e colaboradores.
Cada eixo estratégico está articulado a uma intensa atividade rotineira e ao elevado volume de informações e transações diárias, cujo impacto nas estruturas de mercado e nas redes contratuais em que operam cada um de seus stakeholders pode ser decisivo para a dinâmica dos negócios de todo seu entorno. Ambiente tão complexo como os serviços notariais em que estão envolvidos diariamente os gestores forja a necessidade de estar sempre preparado para correções. Precisamente em função deste contexto desafiador é que o programa de compliance foi concebido com maturidade, assumindo a necessidade perene de revisão. Importa muito o compromisso da liderança em prontamente corrigir qualquer oportunidade a comportamento desviante cometido por força de terceiros. Compliance é, antes de tudo, aprendizagem constante e o emprego intensivo de recursos para a colaboração com as autoridades públicas expressa genuína autenticidade de suas estratégias de governança. E serve como demonstração inequívoca de que eventuais falhas ou erros, quando acontecem, são de boa-fé (good faith mistake), e que o serviço notarial emprega sempre os seus melhores esforços para os prevenir e combater, afastando qualquer hipótese de omissão relevante.
Desta forma, o QUINZE, por meio de sua Tabeliã, Fernanda de Freitas Leitão, manifesta seu compromisso de integridade na condução de serviços notariais, reafirmando sua atuação proativa e colaborativa com as autoridades públicas, em especial com a Corregedoria Geral da Justiça do Estado do Rio de Janeiro, na prevenção, detecção e responsabilização de eventuais condutas irregulares identificadas no âmbito desta serventia extrajudicial.
No 15° Ofício de Notas do Rio de Janeiro, a nossa abordagem de ESG reflete o compromisso de ir além da prestação de serviços notariais. Acreditamos que nossa atuação deve impactar positivamente a sociedade e o meio ambiente, sempre alinhada aos mais elevados padrões de governança. Integrar práticas de sustentabilidade ambiental, responsabilidade social e ética na governança não é apenas uma escolha; é o nosso propósito.
Temos orgulho de liderar iniciativas que protegem o meio ambiente, promovem inclusão e diversidade, e garantem a integridade em todas as nossas operações. O Selo Cartório Verde é um exemplo do nosso esforço em adotar práticas mais sustentáveis, enquanto nossa atuação social reforça nosso papel na transformação positiva da comunidade. A governança, por sua vez, garante que esses valores estejam presentes em cada uma de nossas ações, com transparência, ética e responsabilidade.
Nossa responsabilidade social vai além dos serviços notariais que oferecemos. No 15° Ofício de Notas, estamos profundamente comprometidos com o bem-estar das comunidades que servimos e com a promoção de um ambiente inclusivo e diverso. Apoiamos uma série de projetos sociais que visam garantir direitos fundamentais e promover a inclusão social, especialmente para grupos vulneráveis. Iniciativas como nossa parceria com o Projeto Pop Rua, que formaliza uniões estáveis para pessoas em situação de rua, exemplificam nosso esforço em criar um impacto positivo e transformador. Acreditamos que promover a diversidade e a inclusão não é apenas um dever, mas uma oportunidade de fortalecer nossa comunidade. Seja apoiando causas sociais, promovendo a igualdade de oportunidades, ou criando um ambiente de trabalho acolhedor e respeitoso, estamos comprometidos em fazer a diferença na vida das pessoas.
A responsabilidade ambiental é parte essencial da nossa atuação no 15° Ofício de Notas do Rio de Janeiro. Sabemos que nossas ações têm impacto no meio ambiente e, por isso, adotamos práticas para minimizar esse impacto e contribuir para um futuro mais sustentável. Por meio do nosso Selo Cartório Verde, estabelecemos metas claras de redução da pegada de carbono, economia de recursos e gestão eficiente de resíduos. Nossas iniciativas incluem a redução de poluentes, o uso racional de água e energia, e a promoção de tecnologias mais limpas no nosso dia a dia. Além disso, apoiamos projetos de reciclagem e parcerias que incentivam o cuidado com o meio ambiente. Acreditamos que cada passo, por menor que seja, pode fazer uma diferença significativa, e estamos comprometidos com a preservação dos recursos naturais para as próximas gerações.
No 15° Ofício de Notas, entendemos que a governança sólida é o alicerce para garantir a confiança e a integridade em nossas operações. Nosso compromisso com uma governança eficiente se reflete na maneira como gerimos nossos processos, sempre focados em transparência e responsabilidade. Nosso programa de compliance é uma das principais ferramentas para assegurar que todas as nossas atividades sejam conduzidas dentro dos mais altos padrões de ética e conformidade com a legislação. Monitoramos continuamente nossas operações, garantindo que nossas políticas internas sejam seguidas e que qualquer infração seja prontamente investigada e resolvida. Para nós, governança significa criar um ambiente onde a confiança é fundamental, assegurando que nossos clientes, colaboradores e parceiros tenham a certeza de que cada ato notarial é feito com excelência, ética e respeito às leis. Esse compromisso não é apenas com o presente, mas com a construção de um futuro mais transparente e responsável.
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